Salah satu teknologi yang sedang berkembang pesat adalah teknologi
informasi. Perkembangan ini dapat meningkatkan kinerja dan memungkinkan
berbagai kegiatan dapat dilaksanakan dengan cepat, tepat, san akurat, sehingga
dapat meningkatkan produktivitas. Kelebihan ini semestinya bisa dimanfaatkan
oleh semua kalangan dan lembaga-lembaga di dunia termasuk lembaga pendidikan. Kali
ini penulis akan membahas tentang permasalahan di Universitas PQR yaitu
mengenai pengolahan data gaji karyawan di Universitas PQR. Masih belum
akuratnya perhitungan gaji pegawai membuat Universitas ini kesulitan mengolah
data gaji pegawai. Maka dari itu teknologi sangat dibutuhkan untuk memudahkan
pengolahan data tersebut.
Hal
pertama yang perlu dilakukan adalah melakukan perancangan Basisdata. Proses ini
merupakan bagian dasar yang meliputi: pengumpulan data dan analis, perancangan
database secara konseptual, pemilihan DBMS, perancangan database secara logika,
perancangan database secara fisik, dan implementasi sistem basisdata.
Tahap pertama
yaitu pengumpulan data. Kegiatan ini dialakukan dengan melakukan observasi atau
pengamatan langsung pada bagian Administrasi dan keuangan Universitas PQR.
Kemudian melakukan perancangan basisdata. Pada tahap
ini kita mendata kebutuhan untuk database yang dapat menunjang. Kita tentukan
entitas yang dibutuhkan beserta relasinya dengan entitas lain. Kemudian buatlah
ERD nya dan memberikan kardinalitasnya agar jelas alur dari setiap entitasnya. Lalu
tetapkan atribut dari setiap entitas beserta primary key nya. Kenapa perlu primary
key? Primary key dibutuhkan untuk
memudahkan kita mendapatkan data yang diinginkan, dengan adanya key tersebut
maka data-data yang berhubungan akan dengan cepat didapatkan dan diolah. Dengan
primary key pula setiap entitas atau tabel
dapat berhubungan satu sama lain.
Kemudian buatlah
struktur dari basis data dengan menambahkan constraint agar terjaga integritas
data dan untuk menjaga keamanan data. Pada kasus ini kita membutuhkan beberapa tabel.
Ada tabel golongan dengan id_golongan sebagai primary key, tabel jabatan dengan kode_jabatan sebagai primary key, tabel pendidikan, tabel dosen,
dan tabel gaji tentunya.
Disini ada
beberapa hal yang perlu diperhatikan, bahwa ada tabel yang dapat memicu tabel lain.
Yaitu tabel jabatan dengan salah satu field tunjangan, dapat memicu tabel gaji.
Bagaimana cara memicunya? Ya, kita bisa gunakan PL/SQL yaitu trigger. Dengan menggunakan
trigger maka tabel gaji bisa terisi otomatis ketika menginputkan tabel jabatan
dengan mengisi field tunjangan. Hal ini tentunya bisa mempermudah dalam
penghitungan data gaji pegawai Universitas PQR. Dengan memanfaatkan PL/SQL maka
keakuratan data dapat terjaga.
Lalu dalam
sistem yang dibuat ini, dibuat pula tabel admin untuk mengelola data, mulai
dari memasukkan data, mengubah data, sampai menghapus data. Dengana adanya
admin, maka tidak semua orang bisa mengakses sistem tersebut dan
mengobrak-abrik data yang ada. Hal ini ditujukan untuk menghindari dari acaman
orang–orang yang tidak bertanggujawab. Pada sistem ini, bukan hanya admin yang bisa
menggunakannya, tapi pegawai pun bisa. Namun hak aksesnya berbeda. Untuk pegawai,
hanya bisa melihat data pribadinya saja, dan tidak bisa melihat data gaji milik
pegawai lain. Hal ini ditujukan agar keamana data bisa terjaga dan tidak ada
transaksi yang tidak diinginkan.
Selanjutnya
untuk semakin mempermudah pengolahan data gaji pegawai, Universitas PQR
melakukan kerjasama dengan salah satu Bank untuk melakukan transfer ke rekening
pegawai sesuai gaji yang telah ditentukan. Kemuadian untuk mengetahui status pegawai
itu apakah sudah menerima gaji atau belum, maka dilakukan parsing data
menggunakan XML. dengan menggunakannya, maka badan administrasi keuangan tidak
perlu repot melakukan pengecekan ke Bank.
Setelah
melakukan pengamanan pada sistem dan database yang digunakan, kita pun perlu
melakukan back up data. Tujuannya adalah agar ketika terjadi suatu gangguan
atau kerusakan pada database, maka kita tidak perlu khawatir kehilangan
data-data penting karena telah melakukan back up data. Namun backup ini harus
dilakukan dengan teliti. Ketika database pusat melakukan update data, maka
database backup pun harus melakukan hal yang sama agar datanya selalu akurat
dan tidak terjadi redudansi data.
Dengan memanfaatkan
kemudahan-kemudahan teknologi yang ditawarkan sistem basisdata, maka pengaturan
gaji pegawai universitas PQR pun bisa dikelola dengan lebih tepat, cepat, dan
akurat. Sehingga tidak terjadi kesalahan yang tidak diinginkan semua pihak.
Sumber :
-Perancangan Basisdata Sistem Informasi Penggajian (Studi Kasus Pada
Universitas ’Xyz’) Oleh: Leon Andretti
Abdillah , Dosen Universitas Bina Darma, Palembang
-Basis Data dan Sisten Komputer, oleh : Fahrizal Halomoan, S.Sos. , Pustakawan Penyedia
dan Perpustakaan USU
Tidak ada komentar:
Posting Komentar